5 formas de mejorar la precisión de los pedidos y evitar imprecisiones

En una época en la que las expectativas de los clientes evolucionan constantemente, nunca se insistirá lo suficiente en la importancia de la precisión de los pedidos en el sector del almacenamiento. La rapidez con la que se despachan los productos y la precisión de esos pedidos están en la encrucijada de los costes operativos y la satisfacción del cliente. Desde la comprensión de las trampas que conducen a inexactitudes, hasta el dominio de las métricas que miden la precisión de los pedidos y el aprovechamiento de soluciones de vanguardia como AutoStore, garantizar una precisión impecable de los pedidos es primordial.

En este artículo, profundizaremos en cómo el aumento de esta precisión no sólo reduce los costes operativos, sino que también aumenta la satisfacción del cliente, sentando las bases para una operación de almacenamiento más eficiente y reputada.

Precisión de pedido frente a precisión de preparación de pedidos

En el intrincado mundo del almacenamiento y la distribución, a veces es fácil confundir los términos relacionados con el cumplimiento de pedidos. Dos de estos términos son la precisión de los pedidos y la precisión de la preparación de pedidos. Aunque están interrelacionados y a menudo dependen el uno del otro, son conceptos distintos con sus propias implicaciones para toda la cadena de suministro, y antes de profundizar en las formas de mejorar la precisión de los pedidos, vamos a hacer bien esta distinción para evitar cualquier confusión:

Definición de la precisión de los pedidos

Este término es holístico y abarca todo el proceso que sigue un pedido, desde el momento en que se realiza hasta que se entrega en la puerta del cliente. Lo abarca todo: desde garantizar que se introducen los datos correctos en el punto de venta hasta asegurarse de que los datos de envío y facturación son exactos, pasando por la entrega del artículo a tiempo y en buenas condiciones en el lugar correcto. Se trata de una métrica exhaustiva, que tiene en cuenta todas las variables que pueden influir en la ejecución impecable de un pedido.

Definir la precisión de la preparación de pedidos

Un componente más específico del proceso de ejecución de pedidos es la preparación de pedidos. Se trata de la fase en la que los artículos se retiran de sus almacenes para satisfacer un pedido. En esta fase, la precisión consiste en garantizar que se selecciona el artículo correcto, en la cantidad correcta. Los errores en esta fase pueden tener un efecto en cascada, provocando devoluciones, reembolsos y, en general, la insatisfacción del cliente. Aunque es sólo una parte de la precisión del pedido, hacer bien la selección es un paso fundamental para garantizar que todo el proceso se desarrolle sin problemas.

Más información: Guía para la preparación de pedidos y cómo mejorarla

En esencia, mientras que la precisión de los pedidos ofrece una visión general de todo el proceso de realización de pedidos, la precisión de la preparación de pedidos se centra en el paso crítico de la selección de artículos. Ambas son cruciales por derecho propio, pero comprender la diferencia es fundamental para que su empresa pueda abordar las áreas de mejora con mayor eficacia.

Aumentar la precisión de los pedidos = reducir costes y mejorar la satisfacción del cliente

Una vez establecida una clara distinción entre la precisión de la preparación de pedidos y la precisión de los pedidos, reconocer las ventajas de mejorar la precisión de los pedidos puede aclarar aún más la importancia de invertir en su mejora.

He aquí cómo una mayor precisión de los pedidos repercute directamente en los resultados y refuerza la satisfacción del cliente:

1. Ahorro significativo de costes

Reducción de devoluciones y reenvíos: Las imprecisiones en los pedidos suelen dar lugar a devoluciones o a la necesidad de volver a enviar los artículos correctos. Al reducir estos casos, las empresas pueden evitar los costes logísticos y de material asociados.

Menos mermas: Para las empresas que trabajan con productos perecederos, garantizar que los artículos con la vida útil más corta se recojan correctamente significa reducir el desperdicio. Esto contribuye directamente a mejorar los márgenes de beneficio.
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2. Mejora de la utilización de los recursos

Mayor productividad: Cuando los pedidos se preparan correctamente a la primera, los preparadores no tienen que dedicar tiempo a corregir errores, lo que permite procesar más pedidos en el mismo tiempo.

Niveles de existencias optimizados: Un sistema de pedidos preciso garantiza la utilización eficaz del inventario. De este modo, se reducen los excesos de existencias y las roturas de stock, lo que permite aprovechar al máximo el espacio del almacén y reducir los costes de almacenamiento.
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3. Mayor satisfacción del cliente

Entregas más rápidas: Al mejorar la precisión de los pedidos, se producen menos retrasos en la tramitación y el envío. Esto significa que los clientes reciben sus pedidos más rápido, mejorando su experiencia general.

Confianza y fiabilidad: Ofrecer el producto adecuado de forma sistemática hace que una marca se considere digna de confianza y fiable. Esto no solo retiene a los clientes existentes, sino que también puede servir como una poderosa herramienta de marketing boca a boca.
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4. 4. Ventaja competitiva

Reputación de marca: En la era digital actual, las críticas negativas se propagan rápidamente. Al garantizar la precisión de los pedidos, las empresas pueden evitar los comentarios negativos, protegiendo y mejorando la reputación de su marca.

Fidelización y repetición: Los clientes satisfechos son más propensos a repetir sus compras. Al satisfacer y superar sus expectativas, las empresas pueden fomentar una base de clientes fieles que contribuya a unos ingresos estables.
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5. Beneficios intangibles

Moral de los empleados: Un sistema que reduce los errores también puede reducir el estrés y la frustración asociados a su corrección. Esto puede conducir a un entorno de trabajo más positivo, aumentando la moral de los empleados y reduciendo la rotación.

Toma de decisiones estratégicas: Con un alto índice de precisión en los pedidos, las empresas pueden confiar más en sus datos. Esto facilita la toma de mejores decisiones estratégicas, ya sea en marketing, ventas u operaciones.

En esencia, las ventajas de mejorar la precisión de los pedidos van mucho más allá de la eficiencia operativa. Se traduce en un ahorro de costes tangible, posiciona una marca como fiable y digna de confianza en el mercado y crea un ecosistema en el que tanto los empleados como los clientes están más satisfechos. El efecto dominó de estos beneficios puede conducir a menudo a un crecimiento exponencial y al éxito a largo plazo.

Causas de la inexactitud de los pedidos

Comprender las causas de los errores en la preparación de pedidos es crucial para saber cómo evitarlos. Los errores en la preparación de pedidos pueden erosionar los márgenes de beneficios, provocar devoluciones, aumentar las interacciones con el servicio de atención al cliente y provocar pérdidas de ventas. Las causas fundamentales de estas imprecisiones varían, pero a continuación se indican algunas de las principales:

• Selección errónea: Los errores de selección se producen cuando un artículo muy parecido al producto deseado o un artículo totalmente diferente se selecciona erróneamente de su ubicación designada. Esto suele deberse a la proximidad de embalajes, etiquetas o productos similares.
• Cantidad incorrecta: Simples errores humanos, como leer mal un ticket de picking, pueden llevar a coger un solo artículo cuando se habían pedido dos, o viceversa. Las consecuencias pueden ir desde la insatisfacción del cliente hasta la pérdida de ventas.
• Problemas de rotación de existencias: En situaciones en las que los artículos tienen una vida útil variable, no rotar las existencias puede hacer que no se recoja el artículo con la vida útil más corta. Este descuido es especialmente problemático en el caso de los productos perecederos y puede provocar pérdidas.
• Sobrecarga de información: La plétora de detalles -una lista de selección, códigos de barras, ubicaciones de estanterías, descripciones de productos- puede a veces abrumar a un preparador de pedidos. Cuando se le proporciona demasiada información, el margen de error aumenta inevitablemente.
• Dilema entre productividad y precisión: a menudo existe un tira y afloja entre productividad y precisión. Si bien la aplicación de medidas para aumentar la precisión -como el escaneado de artículos o los controles de calidad exhaustivos- puede dar mejores resultados, puede ir en detrimento de la velocidad y afectar a la eficiencia general.

Al conocer a fondo estos problemas y sus causas subyacentes, su almacén estará mejor equipado para adoptar medidas proactivas. Estas iniciativas no solo evitan imprecisiones, sino que también impulsan operaciones eficientes y garantizan la satisfacción del cliente, fortaleciendo una cadena de suministro más resistente y con mayor capacidad de respuesta.

Cálculo e interpretación de la precisión de los pedidos

Medir la tasa de precisión de los pedidos es fundamental para conocer la eficacia y la eficiencia de las operaciones de su almacén. Esta métrica no solo refleja el estado actual del cumplimiento de los pedidos, sino que también proporciona información práctica para mejorar el rendimiento.

La fórmula para calcular el índice de precisión de los pedidos se ha diseñado para que resulte sencilla y clara:

Índice de exactitud de los pedidos = (1 - (Número de pedidos incorrectos / Total de pedidos)) x 100%.

Para explicarlo con un ejemplo: si procesa 1.000 pedidos y descubre que 10 de ellos son incorrectos, su índice de precisión de pedidos se situaría en un impresionante 99%. Una tasa tan alta indica un buen funcionamiento, pero incluso pequeñas discrepancias pueden tener efectos tangibles en la satisfacción del cliente y en los costes operativos.

Si supervisa continuamente el índice de precisión de los pedidos y conoce los factores que influyen en él, su empresa podrá establecer objetivos claros y basados en datos.

5 formas de mejorar la precisión de los pedidos

Entonces, ¿cómo sentar las bases para mejorar la precisión general de los pedidos?

Garantizar una mayor precisión en los pedidos no consiste sólo en implantar sistemas avanzados, sino también en sentar unas bases sólidas. Una base sólida garantiza que, a medida que se amplíen sus operaciones, la precisión siga siendo una prioridad y se consiga de forma constante. Profundicemos en los pasos fundamentales que allanan el camino para lograr una precisión excepcional en los pedidos:

1. Revisión de la gestión de existencias

• Auditorías coherentes: Las auditorías periódicas de su inventario garantizan la existencia de un registro preciso de los productos disponibles. Esto no solo ayuda a mantener los niveles de existencias correctos, sino que también evita imprecisiones en los pedidos derivadas de discrepancias en las existencias.
• Seguimiento en tiempo real: La adopción de sistemas que ofrezcan un seguimiento en tiempo real de los movimientos de inventario puede reducir drásticamente los errores. Las actualizaciones instantáneas garantizan que los niveles de existencias estén siempre actualizados, lo que reduce la posibilidad de que se produzcan ventas excesivas o insuficientes.

2. Optimizar los procedimientos de picking y embalaje

• Enfoques sistemáticos: La introducción de sistemas estructurados, como el sistema de doscubetas , puede mejorar la eficacia del proceso de picking. Garantiza un suministro continuo de artículos, reduciendo el tiempo de inactividad entre recogidas.
• Integrar soluciones avanzadas: Adoptar tecnologías como los productos y sistemas de AutoStore puede agilizar el proceso de picking y embalaje. Con soluciones automatizadas, el margen de error humano se reduce considerablemente.

3. La automatización como componente vital

• Minimizar los errores humanos: Las herramientas de automatización, como las recogedoras robotizadas o los sistemas transportadores, están diseñadas para realizar tareas repetitivas sin fallos. Esto se traduce en una reducción significativa de los errores que a menudo se atribuyen a descuidos humanos o a la fatiga.
• Mejora de la eficiencia: Los sistemas automatizados también pueden mejorar la velocidad de las operaciones. Cuando las tareas se realizan más rápidamente sin comprometer la precisión, se beneficia directamente el rendimiento global de la cadena de suministro. Además, los artículos que se mueven con rapidez pueden colocarse en lugares de fácil acceso para optimizar aún más los tiempos de manipulación. Las tecnologías de automatización como AutoStore funcionan según el principio de Pareto y se ocupan automáticamente de la disponibilidad de artículos inteligentes.

4. Seguimiento de los KPI para una mejora continua

• Toma de decisiones basada en datos: La supervisión de los indicadores clave de rendimiento (KPI), como la precisión en la preparación de pedidos, el tiempo medio de envío y la rotación de inventario, ofrece a las empresas una visión clara de dónde se necesitan mejoras.
• Establecer puntos de referencia claros: Con los KPI, las empresas pueden establecer puntos de referencia alcanzables para sus equipos. También proporciona una hoja de ruta para los cambios operativos que puedan ser necesarios para alcanzar esos objetivos. Más información sobre el establecimiento y el seguimiento de los KPI en nuestro artículo sobre Eficiencia del almacén y aumento del ROI.

5. Formación y desarrollo exhaustivos

• Sesiones de formación periódicas: Para mantener y mejorar la precisión de los pedidos, es crucial formar regularmente al personal. Los nuevos empleados deben ser orientados con las mejores prácticas, mientras que los empleados existentes pueden beneficiarse de cursos de actualización.
• Mecanismo de retroalimentación: Fomente una cultura en la que se valore la retroalimentación. Analizar los errores y aprender de ellos puede ser una herramienta poderosa. Cuando los empleados comprenden las causas profundas de las imprecisiones, están mejor preparados para evitarlas en el futuro.

En resumen, sentar las bases para una mayor precisión de los pedidos es un enfoque polifacético. Implica una combinación de tecnología, procedimientos sistemáticos, supervisión continua y desarrollo humano. Al dar prioridad a estos pasos fundamentales, las empresas pueden estar mejor preparadas para ofrecer una ejecución de pedidos coherente y precisa, aumentando la confianza y la fidelidad de los clientes.

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Cómo AutoStore AS/RS mejora la precisión de los pedidos

En AutoStore, siempre hemos creído en superar los límites del almacenamiento y la logística. Gracias a la innovación continua, hemos desarrollado una solución que está a la vanguardia de los avances en la preparación de pedidos. Vamos a guiarle a través de las características transformadoras de AutoStore y cómo agiliza y mejora la precisión de los pedidos:

• Interacción simplificada con el operador: AutoStore agiliza significativamente la participación del operador en el cumplimiento de los pedidos, eliminando las complejidades a menudo asociadas a los procesos manuales.
• Formación rápida: Una de las características más destacadas es su facilidad de uso. Un nuevo recolector puede ponerse al día y estar operativo en un puesto de trabajo en tan solo 10-15 minutos.
• Entrega automatizada de productos: Atrás quedaron los días en que el operario recorría las estanterías. Con AutoStore, el producto correcto llega directamente a la estación de trabajo del operario, eliminando movimientos innecesarios y pérdidas de tiempo.
• Cubos organizados con múltiples productos: Cuando un cubetas alberga varios productos, AutoStore se asegura de que estén perfectamente separados con separadores. A continuación, se guía al recolector hasta la ubicación exacta del artículo, a menudo empleando un sistema pick-to-light, que mejora tanto la velocidad como la precisión.
• Interfaz de usuario intuitiva: En lugar de proporcionar al recolector una sobrecarga de información, AutoStore presenta una interfaz limpia y fácil de seguir. Muestra una imagen clara del producto, junto con la cantidad que debe recogerse, lo que minimiza las posibilidades de error.
• Eficiencia en el picking complejo: Las tareas que tradicionalmente requieren estrategias complejas, como el picking por lotes, se simplifican con AutoStore. Independientemente de la estrategia de picking, la tarea del preparador sigue siendo la misma. El software del sistema gestiona todos los entresijos de la preparación por lotes y la consolidación.
• Función unificada de picking y embalaje: Una ventaja significativa es la posibilidad de fusionar las funciones de picking y embalaje. Esto garantiza que una sola persona supervise la precisión del pedido de principio a fin, fomentando la responsabilidad.
• Importante ahorro de costes: Las ventajas económicas son difíciles de ignorar. Para una empresa de comercio electrónico que despacha 2.000 pedidos al día, un simple aumento del 0,5% en la precisión de picking a través de AutoStore se traduce en un asombroso ahorro anual de aproximadamente 220.000 dólares.
• Escalabilidad durante las temporadas altas: AutoStore permite una escalabilidad más sencilla durante las temporadas altas, los cambios inesperados del mercado o el crecimiento regular del negocio, garantizando que la productividad y la eficiencia se mantengan altas y la precisión de la recogida siga siendo la misma.

En el feroz panorama competitivo actual, optimizar la precisión de los pedidos no es un lujo, sino una necesidad. A medida que la tecnología sigue evolucionando, aprovechar el sistema AutoStore puede garantizar que sus operaciones sigan siendo eficientes y precisas, salvaguardando su cuenta de resultados y aumentando la satisfacción del cliente.

PREGUNTAS FRECUENTES

¿Cómo se arregla la precisión de los pedidos?

Para mejorar la precisión de los pedidos hay que medir el índice de precisión actual, identificar las causas de las imprecisiones, introducir medidas de control de calidad como sistemas de doble comprobación, utilizar tecnología como escáneres de códigos de barras y formar y actualizar continuamente los procedimientos operativos estándar.

¿Cuál es un ejemplo de precisión en la preparación de pedidos?

Un ejemplo de precisión en la preparación de pedidos es que si de 1.000 pedidos, 10 se prepararon de forma incorrecta, el índice de precisión en la preparación de pedidos sería del 99%.

¿Cómo se mide la precisión de los pedidos?

La precisión de los pedidos se mide mediante la fórmula

Índice de exactitud de los pedidos = ((Total de pedidos - Número de pedidos incorrectos) / Total de pedidos) x 100%.

¿Qué es una buena precisión de pedido?

Un buen índice de precisión de pedidos suele ser superior al 98%. Sin embargo, lo ideal es acercarse al 100 %, ya que incluso las pequeñas imprecisiones pueden afectar significativamente a la satisfacción del cliente y a los costes operativos.

¿Qué es la precisión en la entrada de pedidos?

La precisión en la introducción de pedidos hace referencia a la exactitud con la que se introducen los datos del pedido en un sistema. Se trata de garantizar que se introducen sin errores los artículos, las cantidades, los datos de envío y la información del cliente correctos durante la fase de procesamiento del pedido.

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