Cómo hacer un seguimiento del inventario

La gestión de inventarios es un aspecto fundamental de cualquier empresa que trabaje con bienes físicos. Consiste en hacer un seguimiento de los distintos artículos de las existencias de una empresa y garantizar que haya suministros suficientes para satisfacer la demanda de los clientes, asegurándose al mismo tiempo de que no haya un excedente innecesario. Este delicado equilibrio se logra a través de un proceso conocido como seguimiento de inventario, un proceso que puede afectar drásticamente a la eficiencia, la rentabilidad y el éxito general de una empresa. Este artículo profundizará en lo que significa el seguimiento del inventario, su importancia y los métodos prácticos para garantizar una gestión precisa del inventario.

¿Qué significa seguimiento de inventario?

El seguimiento de inventario, como su nombre indica, es un método para controlar cada artículo de su inventario. Consiste en supervisar el recorrido de las mercancías desde el proveedor, pasando por el almacén, hasta llegar a las manos del cliente, lo que también se conoce como "la última milla". Puede ser mediante procesos manuales, como la anotación de artículos en un libro mayor, o sistemas automatizados, como el escaneado de códigos de barras.

Desde una perspectiva más amplia, el seguimiento de inventarios forma parte de la gestión de inventarios, una disciplina que se ocupa de ordenar, almacenar y utilizar el inventario de una empresa. Pero más que un simple recuento de artículos, el seguimiento del inventario implica comprender el ciclo de vida de un producto dentro de la empresa: de dónde viene, dónde se almacena, cómo se vende y cuándo hay que reponerlo.

El seguimiento de inventarios es, por tanto, importante para empresas de todos los tamaños. Por ejemplo, las pequeñas empresas lo necesitan para gestionar sus limitados recursos de forma más eficaz, mientras que las grandes empresas lo necesitan para gestionar los complejos retos logísticos que conlleva una operación a mayor escala.

Por qué es importante garantizar una visibilidad total del inventario

La visibilidad de su inventario, denominada visibilidad de inventario, es crucial para unas operaciones eficientes y rentables. No solo porque ofrece una imagen clara de los bienes disponibles, su estado y su ubicación en un momento dado, sino también porque la visibilidad total del inventario puede aumentar el rendimiento de la empresa de varias maneras.

El seguimiento del inventario en tiempo real contribuye a mejorar la gestión de las existencias

La gestión de la cadena de suministro (SCM) se refiere a la coordinación de todos los procesos que intervienen en la creación de un producto y su entrega al cliente. El seguimiento del inventario en tiempo real proporciona actualizaciones en directo de los niveles de inventario, lo que ayuda a las empresas a tomar decisiones informadas con prontitud.

Con el seguimiento en tiempo real, su empresa puede responder más rápidamente a los cambios en la demanda, reduciendo así el riesgo de ruptura de existencias o de exceso de existencias. También ayuda a mantener niveles óptimos de inventario, reduciendo así los costes de mantenimiento y aumentando el flujo de caja. Además, los datos en tiempo real permiten a su empresa comunicarse eficazmente con los proveedores, mejorando su relación y fomentando mejores colaboraciones.

El seguimiento del inventario mejora la toma de decisiones

Otra ventaja es que un seguimiento preciso del inventario proporciona datos fundamentales que pueden servir de base para tomar diversas decisiones empresariales. En primer lugar, ayuda a determinar qué productos se venden bien, cuáles no y cuándo es el momento de reponer determinados artículos. Esta información puede orientar las decisiones de compra, las estrategias de marketing e incluso el desarrollo de productos.

Los datos de inventario también pueden ayudar a identificar tendencias a lo largo del tiempo, como cambios estacionales en la demanda, y con esta información en la mano, su empresa puede prepararse para los periodos de máxima actividad y evitar gastos innecesarios durante los periodos de menor actividad.

Cómo hacer un seguimiento preciso del inventario de su almacén

La aplicación de prácticas eficaces de seguimiento del inventario puede marcar una diferencia significativa en las operaciones de su almacén. Estos son algunos de los principales métodos a tener en cuenta.  

Principales ventajas de implantar un sistema de gestión de inventarios  

En primer lugar, los sistemas de gestión de inventario que emplean la robótica pueden aportar mejoras significativas en el seguimiento del inventario. Estos sistemas aprovechan los robots para automatizar diversas tareas relacionadas con la gestión de inventarios, como mover mercancías por un almacén, realizar comprobaciones de existencias e incluso empaquetar artículos para su envío.

Utilizar robots en lugar de humanos para gestionar el inventario ofrece varias ventajas. En primer lugar, pueden funcionar las veinticuatro horas del día, lo que aumenta la productividad general del almacén. En segundo lugar, los robots reducen el margen de error, lo que garantiza un recuento y un seguimiento más precisos del inventario. En tercer lugar, también mejoran la seguridad dentro del almacén al minimizar la necesidad de interacción humana con mercancías pesadas o maquinaria.  

La importancia de una organización eficaz del almacén  

Un almacén organizado es la columna vertebral de una gestión precisa del inventario. Permite operaciones más rápidas y eficientes y puede reducir significativamente los errores en el seguimiento del inventario. He aquí algunos consejos clave para una organización eficaz del almacén:

• Cree una distribución lógica: La distribución física de su almacén debe facilitar el acceso a los artículos. Los artículos que se mueven con rapidez deben estar cerca de la parte delantera para minimizar el tiempo de desplazamiento. Los artículos que suelen venderse juntos deben almacenarse cerca unos de otros. Cada zona del almacén debe estar claramente señalizada, y todos los empleados deben conocer la distribución.  
• Utilice un etiquetado claro y coherente: Todos los artículos, estanterías y zonas de su almacén deben estar claramente etiquetados. Esto ayuda a los empleados a localizar rápidamente los artículos y reduce la posibilidad de errores en la recogida y el almacenamiento. El sistema de etiquetado debe ser coherente en todo el almacén.
• Implantar un sistema de gestión de almacenes (SGA): Un SGA es una aplicación informática que ayuda a controlar y gestionar las operaciones diarias de un almacén. Puede ayudar a optimizar las rutas de picking, gestionar el espacio y activar procesos de reordenación, lo que facilita el mantenimiento de un inventario preciso.  
• Forme a su personal: Incluso los mejores sistemas y procesos pueden fracasar si su personal no sabe utilizarlos con eficacia. La formación periódica sobre prácticas de gestión de inventarios, el uso de software de gestión de inventarios y la comprensión de la distribución del almacén es esencial.
• Mantener la limpieza y el orden: Por básico que pueda parecer, un almacén limpio y ordenado es sencillamente más fácil de gestionar. Reduce el riesgo de que los artículos se pierdan, dañen o extravíen. Los programas de limpieza regulares y una política de orden pueden contribuir en gran medida a mantener un almacén bien organizado.  

Si incorpora estas estrategias a las operaciones de su almacén, podrá mejorar significativamente la precisión de sus inventarios, la eficacia de sus operaciones y, en última instancia, la satisfacción de sus clientes. Recuerde, un almacén organizado es un almacén productivo. En relación con esto, veamos cómo los escáneres de códigos de barras y la automatización pueden desempeñar un papel en el seguimiento del inventario y la productividad.  

Utilizar la lectura de códigos de barras  

El escaneado de códigos de barras y la identificación por radiofrecuencia (RFID ) (menos habitual) son dos métodos utilizados para hacer un seguimiento preciso del inventario. Ambas técnicas consisten en asignar un identificador único a cada artículo del almacén.

Un lector de códigos de barras lee este identificador y actualiza el sistema de gestión de inventarios cada vez que se mueve, vende o devuelve un artículo. Las etiquetas RFID cumplen una función similar, pero pueden leerse a distancia y sin línea de visión directa, lo que las hace especialmente útiles en grandes almacenes.

Ambos sistemas reducen el error humano y aceleran el proceso de seguimiento del inventario, proporcionando actualizaciones precisas y en tiempo real.  

¿Qué papel desempeña la automatización en el seguimiento de inventarios?

La automatización desempeña un papel fundamental en el seguimiento moderno del inventario. Con la automatización del almacén, su empresa puede eliminar muchas de las tareas manuales asociadas a la gestión del inventario, reduciendo así los errores humanos y mejorando la eficiencia.  

Los sistemas automatizados de gestión de inventario pueden realizar un seguimiento de las ventas, actualizar los registros de inventario, generar órdenes de compra e incluso prever la demanda futura basándose en datos históricos. Esta automatización permite a su empresa seguir el rápido ritmo del mercado moderno y tomar decisiones informadas con rapidez.  

Cómo AutoStore revoluciona el seguimiento del inventario

En el vertiginoso sector actual de la logística y el almacenamiento, ir más allá de los métodos tradicionales de seguimiento de inventarios no es sólo una opción, sino una necesidad. AutoStore Un sistema automatizado de almacenamiento y recuperación de última generación revoluciona la forma en que las empresas gestionan su inventario. Esta sección explora las muchas formas en que AutoStore puede elevar sus procesos de seguimiento de inventario a nuevas cotas de eficiencia y precisión.

1. Precisión sin precedentes gracias a la automatización

AutoStore aprovechan la robótica avanzada y la tecnología de automatización para gestionar el inventario. Los robots operan con precisión, garantizando que cada papelera del inventario se almacene y recupere con exactitud. Esta automatización minimiza los errores humanos, mejorando significativamente la precisión del seguimiento de su inventario.

2. Maximizar la eficiencia del espacio

Una de las características más destacadas de AutoStore es su optimización del espacio, reconocido como el sistema de mayor densidad en el sector del almacenamiento y la recuperación automatizados. El sistema utiliza un cubo de almacenamiento de alta densidad que minimiza el espacio ocupado por el almacén al tiempo que maximiza su capacidad.

3. Escalabilidad para necesidades crecientes

A medida que las empresas crecen, también lo hacen sus necesidades de inventario. AutoStore El diseño modular del sistema permite una fácil escalabilidad. Tanto si se trata de aumentar la capacidad de almacenamiento como de incrementar la velocidad de recuperación, el sistema puede adaptarse a sus crecientes necesidades de inventario sin comprometer la eficacia del seguimiento.

4. Mayor seguridad y menor riesgo

Con el inventario almacenado de forma segura en un sistema automatizado, el riesgo de robo, daño o extravío se reduce considerablemente. Esta seguridad garantiza que el seguimiento del inventario no solo sea preciso, sino que las existencias reales estén bien protegidas.

5. Agilización de la tramitación de pedidos

La velocidad y la precisión del sistema AutoStore repercuten directamente en el cumplimiento de los pedidos. Los tiempos de recuperación rápidos y el seguimiento preciso del inventario permiten procesar los pedidos con mayor rapidez y fiabilidad, lo que se traduce en una mayor satisfacción del cliente.

6. Ideas basadas en datos

La integración con el software de gestión de inventarios permite recopilar y analizar datos. Estos datos pueden proporcionar información valiosa sobre las tendencias del inventario, ayudando en la previsión, la identificación de los artículos más vendidos y la comprensión de las fluctuaciones estacionales de la demanda.

7. Gestión rentable del inventario

Por último, al automatizar muchos aspectos de la gestión de inventarios, AutoStore reduce la necesidad de mano de obra, lo que supone un importante ahorro de costes. Esta eficiencia no sólo ayuda a reducir los costes operativos, sino que también mejora el balance general.

En conclusión, AutoStore ofrece una solución sofisticada a los complejos retos del seguimiento de inventarios. Al adoptar esta tecnología, las empresas pueden garantizar la precisión, eficiencia y escalabilidad de sus procesos de gestión de inventario, posicionándose para el éxito en el competitivo panorama de la logística moderna y la gestión de la cadena de suministro.

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Cómo minimizar las roturas de stock con un seguimiento preciso del inventario  

Minimizar las roturas de stock es un aspecto crucial del seguimiento del inventario. Las roturas de stock se producen cuando una empresa se queda sin un artículo determinado, lo que provoca pérdidas de ventas y puede dañar las relaciones con los clientes.

Para evitar la falta de existencias, su empresa debe disponer de métodos precisos de previsión de la demanda. La previsión de la demanda utiliza datos históricos de ventas y tendencias del mercado para predecir la demanda futura de cada producto. Con esta información, puede tomar decisiones informadas sobre cuándo y cuánto reponer.  

Otra estrategia consiste en tener un stock de seguridad: un pequeño excedente de artículos para cubrir picos inesperados de demanda o interrupciones en la cadena de suministro. Aunque esto conlleva costes adicionales de almacenamiento, puede ser una inversión rentable para mantener la satisfacción del cliente.

Realizar auditorías periódicas del inventario para garantizar su exactitud  

Aunque los sistemas automatizados y los métodos avanzados de seguimiento pueden mejorar considerablemente la precisión del inventario, las auditorías de inventario periódicas siguen desempeñando un papel importante en el control de su inventario. Una auditoría de inventario consiste en contar físicamente todos los artículos de un almacén y comparar los resultados con los registros del sistema de gestión de inventario.

La principal ventaja de las auditorías es que pueden ayudar a identificar discrepancias entre los recuentos físicos y los registros del sistema, lo que indica problemas como robos, daños o errores en la introducción de datos. La realización de auditorías periódicas garantiza que el sistema de gestión de inventario refleje el estado real del almacén, lo que permite un seguimiento y una toma de decisiones precisos.  

Conclusión

En conclusión, hacer un seguimiento del inventario no consiste sólo en saber cuántos artículos hay en un almacén. Se trata de entender el ciclo de vida de cada producto, predecir la demanda futura y tomar decisiones informadas que puedan mejorar la eficiencia y la rentabilidad de su negocio.  

Mediante la aplicación de métodos de seguimiento eficaces, como el escaneado de códigos de barras o la RFID, el aprovechamiento de la automatización, la realización de auditorías periódicas y la utilización de estrategias para minimizar las roturas de stock, su empresa puede mejorar la visibilidad de su inventario y tomar decisiones más informadas y basadas en datos. Recuerde que la gestión eficaz del inventario no es una tarea puntual, sino un proceso continuo de supervisión, ajuste y mejora.

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PREGUNTAS FRECUENTES  

¿Cómo controla los suministros de inventario?

Puede hacer un seguimiento de los suministros de inventario utilizando software o sistemas de gestión de inventario. Estos sistemas le ayudarán a controlar los niveles de existencias en tiempo real, establecer puntos de reabastecimiento automático y proporcionar alertas cuando los suministros estén bajos. Las auditorías físicas periódicas también son esenciales para garantizar la exactitud de los datos del sistema.  

¿Cómo controla el inventario y los gastos?

El inventario y los gastos pueden controlarse mediante programas informáticos de contabilidad o gestión de inventarios. Estos sistemas le ayudan a controlar el coste de las mercancías vendidas, los gastos operativos y el valor del inventario. También pueden generar informes que le permitan analizar patrones y tendencias a lo largo del tiempo. Vincular los datos de inventario con los datos financieros puede proporcionar información valiosa sobre la rentabilidad y la gestión de costes.  

¿Qué utiliza para hacer un seguimiento del inventario?

Se pueden utilizar varios métodos para hacer un seguimiento del inventario, en función del tamaño y las necesidades de su empresa. Las pequeñas empresas pueden utilizar sencillos programas de hojas de cálculo o libros de contabilidad manuales. A medida que una empresa crece, se hacen necesarios métodos más sofisticados, como software de gestión de inventarios, escáneres de códigos de barras, sistemas RFID o incluso robots automatizados para operaciones a gran escala. El objetivo de estas herramientas es proporcionar datos precisos y en tiempo real sobre los niveles y movimientos de las existencias.