9 pasos para evitar la falta de existencias con la automatización del almacén

En la intrincada danza de la gestión de la cadena de suministro, las roturas de stock son errores que cuestan dinero y confianza a su empresa. Pero, ¿y si existiera una forma de predecir o, mejor aún, de evitar estos errores? En este artículo, le explicaremos las causas y consecuencias de las roturas de stock y, lo que es más importante, cómo evitarlas con la automatización del almacén.

Definición de agotamiento de existencias

Aunque la definición de falta de existencias es casi autoexplicativa, empecemos por definir el tema clave de este artículo. Una ruptura de existencias, a menudo denominada situación de falta de existencias (OOS), se produce cuando un artículo no está disponible para la compra, a pesar de la demanda del cliente. Equivale a que una tienda o minorista diga a su cliente: "Lo sentimos, no tenemos lo que necesita".

Más allá de las ventas perdidas, las roturas de stock pueden erosionar la lealtad a la marca, empujando a los consumidores a buscar alternativas. En la era de la venta al por menor rápida, en la que los clientes esperan una satisfacción inmediata, comprender las roturas de stock y las estrategias para evitarlas es fundamental para las empresas que aspiran a la longevidad y a mantener la confianza de sus clientes.

Antes de entrar en las medidas preventivas, veamos las consecuencias empresariales de la falta de existencias y por qué su empresa no puede permitírselo.

Consecuencias de la falta de existencias: Por qué su empresa no puede permitírselo

Las roturas de stock, o casos en los que un producto no está disponible para la venta a pesar de la demanda de los clientes, acarrean importantes consecuencias para las empresas. Estas repercusiones no son sólo de naturaleza financiera, sino que también tienen un profundo impacto en la lealtad de los clientes y la reputación de la marca. A continuación profundizamos en los efectos en cascada de las roturas de stock:

• Pérdidas financieras: En el nivel más inmediato, las roturas de stock provocan una pérdida directa de ventas. Los clientes que están dispuestos a comprar no pueden hacerlo, lo que supone una pérdida inmediata de ingresos. Además, las empresas pueden incurrir en costes adicionales relacionados con envíos urgentes, pedidos urgentes o tener que abastecerse de productos de proveedores alternativos, y posiblemente más caros.
• Pérdida de fidelidad de los clientes: Quizá más perjudicial que las pérdidas económicas inmediatas sea la pérdida de fidelidad de los clientes. Cuando los clientes no pueden encontrar los productos que desean, suelen sentirse defraudados o frustrados. Las repetidas roturas de stock pueden llevar a los clientes a percibir la empresa como poco fiable. Con el tiempo, estos clientes pueden decidir cambiar a competidores que puedan satisfacer sus necesidades de forma constante.
• Deterioro de la reputación de la marca: En la era de las redes sociales y los comentarios en línea, una simple rotura de stock puede dar lugar a una publicidad negativa. Los clientes se hacen oír más que nunca y comparten fácilmente sus experiencias en Internet. Múltiples quejas sobre la falta de disponibilidad de un producto pueden empañar la reputación de una marca y dificultar la captación de nuevos clientes.
• Aumento de los costes operativos: Los desabastecimientos frecuentes pueden empujar a las empresas a mantener niveles de inventario más altos como amortiguador, lo que conduce a mayores costes de transporte. Además, las empresas pueden gastar más en sistemas de gestión de inventarios o en personal para evitar futuros desabastecimientos.

Más información: 5 consejos para reducir los costes operativos de su almacén

• Perder la perspectiva del mercado: El desabastecimiento constante puede indicar un problema más profundo: una mala previsión de la demanda. Si una empresa subestima continuamente la demanda de un producto, también puede perder información fundamental sobre el mercado y oportunidades de expansión o diversificación.
• Pérdida de ingresos a largo plazo: Algunas consecuencias de las roturas de stock pueden no ser evidentes de inmediato. Por ejemplo, un cliente que se queda sin existencias una sola vez puede no volver nunca, aunque el producto vuelva a estar disponible más tarde. La pérdida de ingresos a largo plazo de estos clientes puede acumularse significativamente con el tiempo.
• Relaciones tensas con los proveedores: Las repetidas roturas de stock también pueden afectar a la relación de una empresa con sus proveedores. Los nuevos pedidos urgentes, los cambios frecuentes en las órdenes de compra o el cambio de responsabilidades pueden tensar estas relaciones, lo que puede dar lugar a condiciones menos favorables o incluso a la interrupción de la colaboración.

En conclusión, aunque las repercusiones financieras de las roturas de stock son innegables, los efectos más insidiosos sobre la lealtad de los clientes y la reputación de la marca pueden tener consecuencias más duraderas y potencialmente más devastadoras para las empresas. Una gestión eficaz del inventario, respaldada por una previsión precisa de la demanda, es crucial para que su empresa sortee los retos que plantean las roturas de stock y salvaguarde su viabilidad y crecimiento a largo plazo.

Pero antes de poder evitar realmente estas enormes consecuencias empresariales, debemos identificar los factores subyacentes de las roturas de stock: las causas.

Causas del desabastecimiento: Desentrañar los factores subyacentes

Las roturas de stock son la pesadilla de cualquier minorista, pero ocurren con frecuencia en el mundo de los negocios. Aunque algunas roturas de stock pueden deberse a factores imprevisibles, muchas son el resultado de errores o descuidos evitables. Profundizar en las causas puede ayudar a su empresa a desarrollar estrategias para minimizar o incluso eliminar estos casos. A continuación se exponen algunas de las principales causas de las roturas de stock:

• Previsión imprecisa de la demanda: Una de las causas más comunes de las roturas de stock es la incapacidad de predecir con exactitud la demanda de productos. Cuando las empresas subestiman la popularidad o la necesidad de un producto concreto, es posible que no pidan existencias suficientes para satisfacer la demanda de los clientes.
• Gestión ineficaz del inventario: Incluso con una previsión precisa, las malas prácticas de gestión del inventario pueden dar lugar a roturas de stock. Esto incluye no reponer los artículos a tiempo, colocar mal el inventario o no disponer de sistemas de seguimiento del inventario en tiempo real.
• Variabilidad del plazo de entrega: El plazo de entrega es el tiempo que transcurre entre la realización de un pedido y su recepción. Si hay variabilidad en este tiempo -por ejemplo, debido a la incoherencia de los proveedores o a retrasos aduaneros-, puede dar lugar a roturas de stock, sobre todo si no se contabilizan adecuadamente.
• Interrupciones de la cadena de suministro: Factores externos como catástrofes naturales, huelgas laborales, tensiones geopolíticas o pandemias pueden interrumpir la cadena de suministro. Cuando los proveedores no pueden entregar los productos a tiempo, los minoristas se quedan sin existencias.

Más información: La importancia de la gestión de la cadena de suministro

• Limitaciones de tesorería: En ocasiones, las empresas pueden tener una idea clara de la demanda, pero carecen de los fondos necesarios para adquirir el inventario adecuado, lo que provoca roturas de existencias.
• Problemas con los proveedores: Si un proveedor tiene problemas de producción, no puede cumplir sus compromisos o quiebra, las empresas que dependen de él pueden quedarse sin existencias.
• Existencias de seguridad inadecuadas: Las existencias de seguridad son existencias adicionales que se mantienen a mano para tener en cuenta la variabilidad de la demanda o la oferta. No mantener un stock de seguridad adecuado para productos con alta variabilidad puede dar lugar a roturas de stock.
• Cambios rápidos en la demanda del mercado: Los picos inesperados en la demanda de determinados productos, quizá debidos a una tendencia viral o a acontecimientos imprevistos, pueden provocar un desabastecimiento repentino.
• Rechazos en el control de calidad: Si un lote de productos no cumple las normas de calidad exigidas y es rechazado, puede dar lugar a roturas de stock, sobre todo si no se dispone fácilmente de repuestos.
• Retrasos logísticos: Los problemas de transporte, como retrasos en los envíos, retenciones aduaneras o huelgas de transporte, pueden impedir que los productos lleguen a tiempo a su destino.
• Falta de comunicación: La falta de comunicación entre departamentos, como el de ventas y el de compras, puede dar lugar a niveles de existencias inadecuados. Por ejemplo, si el equipo de ventas lleva a cabo una promoción sin informar al equipo de compras, podría producirse una ruptura de existencias.

Comprender las causas de las roturas de stock es el primer paso para prevenirlas. Al identificar las vulnerabilidades de su cadena de suministro, sus prácticas de gestión de inventarios y sus métodos de previsión, las empresas pueden desarrollar estrategias para mitigar los riesgos de desabastecimiento, garantizando que satisfacen sistemáticamente la demanda de los clientes y protegen la reputación de su marca.

Una vez identificadas las consecuencias y las causas de las roturas de stock, pasemos por fin a las medidas preventivas mediante la automatización del almacén.

9 medidas para evitar la falta de existencias con la automatización del almacén

Evitar que se agoten las existencias es vital para mantener una imagen de marca positiva, garantizar la satisfacción del cliente e impulsar unos ingresos constantes. Con el auge de la tecnología moderna, las empresas disponen ahora de una potente herramienta en su arsenal: la automatización de almacenes. Naturalmente, la automatización de almacenes viene de la mano de programas informáticos de gestión logística, como los sistemas de gestión de almacenes(SGA) y los sistemas de control de almacenes (SCGA).

Además de implementar un paquete logístico adecuado para su empresa, tanto si incluye automatización de almacenes como si no, es crucial saber cómo aprovechar el software. Aquí tienes una guía paso a paso sobre cómo puedes aprovechar tu suite logística para evitar las roturas de stock:

1. Implantar el seguimiento del inventario en tiempo real

Integre sistemas como WMS y WCS para obtener vistas instantáneas de los niveles de existencias. Supervise estos niveles constantemente para identificar de forma preventiva posibles roturas de stock.

2. Aprovechar las capacidades de previsión mejoradas

‍Utiliceel software del SGA para analizar los datos de ventas, las tendencias históricas y otras métricas para predecir la demanda. Ajuste los niveles de inventario en función de estas predicciones.

3. Establecer procesos eficaces de reordenación

‍Programesus sistemas de automatización para que activen la reposición de pedidos en función de los umbrales de existencias establecidos, garantizando la reposición oportuna antes de que las existencias se agoten.

4. Priorizar la mejora de la rotación de existencias

‍Utilicemétodos automatizados como FIFO para gestionar las existencias, reduciendo las posibilidades de obsolescencia y garantizando la disponibilidad de existencias frescas.

5. Minimizar los errores humanos

‍Transiciónde la gestión manual de inventarios a sistemas automatizados para reducir las discrepancias entre los niveles de existencias registrados y los reales.

6. Integrarse con los proveedores

‍Sies posible, vincule su SGA con los sistemas de sus proveedores para permitir el autopedido cuando las existencias desciendan por debajo de niveles específicos.

7. Utilizar análisis de datos y perspectivas

Revise periódicamentela información de las herramientas de análisis de su sistema de automatización de almacenes. Comprenda los patrones de inventario y las tendencias de ventas para predecir y prevenir posibles roturas de stock.

8. Optimizar el espacio de almacenamiento

‍Asegúresede que su almacén automatizado utiliza el espacio de forma eficiente, garantizando procesos de recuperación y reposición rápidos.

9. Plan de escalabilidad

Amedida que su empresa crece, asegúrese de que sus sistemas de automatización pueden adaptarse a la creciente complejidad del inventario. En el siguiente vídeo, Anders Mathisen de AutoStore explica la importancia de la escalabilidad y la flexibilidad en su sistema de almacén, y cómo el diseño modular de AutoStore le permite escalar con facilidad y confianza.

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En conclusión, aunque existen numerosas estrategias para evitar las roturas de stock, la integración de la automatización de almacenes y el software que la acompaña (SGA y/o SGA) son las principales estrategias. Estas tecnologías proporcionan a las empresas las herramientas para supervisar, analizar y gestionar sus inventarios con una precisión sin precedentes, haciendo que las roturas de stock sean una preocupación del pasado. Invertir en estos sistemas no es sólo mejorar la eficiencia; es garantizar una disponibilidad constante de los productos, mantener la confianza de los clientes y salvaguardar la reputación de su marca en un mercado cada vez más competitivo.

Hablando de las ventajas de hacer frente a la falta de existencias, veamos más de cerca el impacto real.

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Evitar la falta de existencias con la automatización del almacén ofrece multitud de ventajas. En primer lugar, la disponibilidad constante de los productos mejora la reputación de una marca entre los consumidores, fomentando la confianza y la fidelidad. Esta fiabilidad no sólo refuerza la marca, sino que también aumenta significativamente la satisfacción del cliente. Cuando los clientes pueden encontrar siempre lo que necesitan, se abre el camino a experiencias de compra positivas, lo que garantiza que vuelvan una y otra vez. Más allá de la experiencia del consumidor, garantizar la disponibilidad de los productos significa que una empresa puede mantener un flujo constante de ingresos, evitando los problemas financieros que supone la pérdida de ventas por falta de existencias.

La eficiencia operativa es otra ventaja clave. Los almacenes automatizados reducen considerablemente las tareas manuales y los errores. Esta racionalización de los procesos ayuda a eliminar los cuellos de botella operativos y garantiza unas funciones diarias más fluidas. Además, en una época en la que la tecnología y las demandas de los consumidores están en constante evolución, contar con un sistema de almacén automatizado permite a una empresa adaptarse con rapidez y sin problemas.

En esencia, la integración de la automatización de almacenes no es simplemente una opción estratégica para las empresas; es un paso indispensable hacia la modernización. Sienta las bases para unas operaciones eficientes y la satisfacción del cliente, actuando como un fuerte escudo contra los impactos negativos de las roturas de stock. Al invertir ahora tiempo y recursos en estos sistemas, las empresas pueden asegurar su posición en el futuro, erigiéndose como pioneras de la excelencia en el comercio minorista.

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PREGUNTAS FRECUENTES

¿Cuál es un ejemplo de ruptura de existencias?

Se produce una ruptura de existencias cuando un artículo concreto no está disponible para su venta o entrega cuando el cliente lo desea. Por ejemplo, si un cliente va a una tienda en busca de una marca concreta de zapatillas deportivas y la tienda no las tiene en stock, eso es una rotura de stock.

¿Qué son las roturas de stock y cómo evitarlas?

Las roturas de stock se refieren a situaciones en las que los artículos no están disponibles para la venta o la entrega. Pueden evitarse mediante una gestión eficaz del inventario, la previsión periódica de la demanda, el uso de sistemas de inventario automatizados y el mantenimiento de un stock de seguridad.

¿Cuáles son las causas de la falta de existencias?

Entre las causas de las roturas de stock figuran la mala gestión de las existencias, los picos inesperados de demanda, las interrupciones de la cadena de suministro, los retrasos en los envíos de los proveedores y la previsión inexacta de la demanda.

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