Qué es el plazo de entrega y cómo minimizarlo

El plazo de entrega es el tiempo que tarda un producto en pedirse y entregarse. En el sector de la logística, la optimización del plazo de entrega es una cuestión clave, y su conocimiento y gestión correctos pueden redundar en un aumento de los beneficios y la productividad. Este artículo ofrece una explicación exhaustiva de lo que es el plazo de entrega, desde cómo se calcula hasta sus méritos y deméritos.

¿Qué es el plazo de entrega?

El plazo de entrega, en términos generales, abarca la duración de cada proceso de principio a fin, incluyendo la producción y el transporte.

En general, el plazo de entrega se refiere al tiempo que transcurre entre la fabricación de un producto y la finalización de la entrega, mientras que los detalles del plazo de entrega varían en función de la industria. En el sector de la logística, el plazo de entrega incluye el aprovisionamiento (compra), la fabricación, el almacenamiento, el envío y la entrega de las mercancías.

Máxima satisfacción del cliente gracias a plazos de entrega más cortos

Reducir el plazo de entrega en el sector logístico puede tener un impacto positivo directo en la satisfacción del cliente. Dado que el plazo de entrega representa el tiempo que tarda un paquete en llegar a su destinatario, los plazos más cortos se traducen en entregas más rápidas y, en consecuencia, en clientes más satisfechos.

Cuando a los clientes se les presentan dos productos de igual precio, el plazo de entrega entre la realización del pedido y la recepción del paquete desempeña un papel crucial en la satisfacción del cliente y en su proceso de toma de decisiones. En el panorama actual de las compras en línea, en el que muchas empresas ofrecen servicios acelerados como la entrega al día siguiente, no dar prioridad al plazo de entrega puede situar a su empresa en desventaja frente a la competencia. Para diferenciar su empresa y atraer a clientes habituales, es vital trabajar activamente en la reducción de los plazos de entrega, garantizando servicios de entrega rápidos y eficientes que superen las expectativas de los clientes.

El plazo de entrega es un foco de atención para los sitios de comercio electrónico

El auge del comercio electrónico en los últimos años ha dado lugar a una mayor atención a la gestión de los plazos de entrega en los sitios de comercio electrónico.

Para las grandes empresas de comercio electrónico, el plazo de entrega desempeña un papel crucial en sus operaciones y estrategias logísticas. Reconocen que los clientes exigen cada vez más entregas de productos rápidas y eficientes, con la expectativa de recibir sus pedidos en un plazo breve, a menudo un día después de hacer el pedido. Para satisfacer estas expectativas de los clientes y seguir siendo competitivas, las empresas deben adaptar sus operaciones optimizando sus procesos de cadena de suministro, almacenamiento y cumplimiento. Gestionando eficazmente los plazos de entrega y garantizando una tramitación y entrega más rápidas de los pedidos, las empresas pueden ofrecer una experiencia superior al cliente y mantener una ventaja competitiva en el mercado.

Cómo calcular el plazo de entrega

Los pasos exactos del método de avance y retroceso pueden variar en función de la industria y el contexto específico, pero un enfoque general para calcular el plazo de entrega para ambas opciones incluye los siguientes pasos:

1. Identifique los puntos inicial y final: Determine el punto inicial y el punto final para el cálculo del ciclo de fabricación. El punto inicial suele ser cuando se recibe un pedido o cuando comienza el proceso de producción. El punto final es cuando el producto está listo para su entrega o cuando está disponible para el cliente.
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2. Recopilar datos relevantes: Recopile los datos necesarios para calcular el plazo de entrega. Esto puede incluir el tiempo necesario para cada etapa del proceso de producción, como la tramitación del pedido, la fabricación, el control de calidad, el embalaje y la preparación para la entrega. Obtenga la duración de cada etapa.
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3. Calcule el plazo de entrega: Reste la hora de inicio de la hora de finalización para determinar el plazo de entrega. La forma más habitual de calcular el plazo de entrega es restando la fecha de solicitud del pedido de la fecha de entrega del pedido.
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4. Tenga en cuenta los días laborables: Dependiendo del contexto, puede ser importante considerar sólo los días laborables. Si procede, excluya los fines de semana y los días festivos del cálculo del plazo de entrega.
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5. Afinar el cálculo: Analice los datos recopilados y el cálculo del plazo de entrega. Busque áreas de mejora o posibles cuellos de botella en el proceso de producción que puedan afectar al plazo de entrega. Tenga en cuenta factores como el volumen de pedidos, la capacidad de producción, los plazos de entrega de los proveedores y cualquier otra variable que afecte al plazo de entrega global.

Es importante tener en cuenta que el cálculo del plazo de entrega puede resultar más complejo en situaciones en las que intervienen varios proveedores, subcontratistas o procesos de producción complejos. En estos casos, puede ser necesario considerar los plazos de entrega en cada etapa y tener en cuenta las dependencias entre las distintas entidades que intervienen en el proceso de producción y entrega.

Seis tipos de plazos

El plazo de entrega puede clasificarse en seis tipos distintos, que se describen a continuación:

1. Plazo de desarrollo

El periodo de tiempo que transcurre desde la planificación hasta la finalización en el desarrollo de un producto se denomina "plazo de desarrollo". Si un producto puede desplegarse de acuerdo con las tendencias del mercado y lanzarse al mercado con rapidez, generará oportunidades de negocio y mayores beneficios. 

Sin embargo, un plazo más corto en la fase de desarrollo no siempre es mejor. Si surgen problemas durante el desarrollo, pueden producirse costes adicionales. Por tanto, asegúrese de abordar los procesos necesarios, como la selección de proveedores, los procedimientos de desarrollo y la adquisición de materiales.

2. Plazo de adquisición

El periodo de tiempo necesario desde la "adquisición de materias primas --> entrega en la planta de producción" en una empresa de fabricación se denomina "plazo de aprovisionamiento".

Dado que para fabricar los productos se necesitan diversas materias primas, hay que gestionar adecuadamente el plazo de aprovisionamiento. Algunos productos importados del extranjero pueden tardar mucho tiempo en ser transportados, por lo que también son necesarias medidas como solicitar a los proveedores que acorten el plazo de entrega. 

3. Plazo de producción

El "plazo de producción (fabricación)" es el periodo de tiempo que transcurre desde el inicio de la producción o fabricación hasta que se fabrica un número predeterminado de productos. Si toda la producción se realiza internamente, el plazo de entrega se determina ajustando los horarios de los empleados y los recursos de los equipos. Si se subcontratan partes de la producción, también hay que tener en cuenta el plazo de entrega subcontratado.

4. Plazo de entrega

El "plazo de entrega" abarca la duración desde la tramitación del pedido hasta el embalaje y la entrega final de los productos que han sido sometidos a procesos de producción y fabricación. Un ejemplo de plazo de entrega con el que la mayoría de la gente está familiarizada es el de "entrega en 2 o 3 días" que aparece en los sitios web de comercio electrónico.

Dado que esto no sólo se refiere al periodo de entrega del producto, sino que también incluye el proceso de picking, es importante tener en cuenta la tecnología para mejorar la eficiencia, como un sistema AS/RS, con el fin de acortar el plazo de entrega.

5. Plazo de compra

El plazo de entrega de las compras es el intervalo entre el momento en que se toma la decisión de adquirir los bienes y el momento en que se reciben.

En la gestión de inventarios, es muy importante conocer el tiempo que se tardará en recibir la mercancía para evitar el exceso de existencias.

6. 6. Plazo de entrega

El término "plazo de entrega" representa el tiempo que transcurre desde que se realiza un pedido hasta que se entrega al cliente.

Desventajas de los plazos largos

Los plazos de entrega más largos pueden suponer desventajas tanto para las empresas como para los clientes, principalmente debido al aumento del tiempo que transcurre entre la compra y la llegada del producto. En el acelerado panorama actual del comercio electrónico, en el que muchas plataformas prometen plazos de 1 a 2 días desde el pedido hasta la entrega, los plazos de entrega más largos pueden dejar a los clientes insatisfechos.

En las secciones siguientes se explican los inconvenientes asociados a los plazos de entrega más largos. Para reducir eficazmente los plazos de entrega, es crucial identificar proactivamente los problemas subyacentes y aplicar las contramedidas adecuadas.

Pérdida de oportunidades de venta

Si el producto no llega en la fecha de entrega prevista, los clientes son más propensos a abandonar su compra o a buscar productos alternativos, con la consiguiente pérdida de oportunidades. En situaciones en las que varias empresas ofrecen el mismo producto, los clientes suelen dar prioridad a la empresa con el plazo de entrega más corto, sobre todo si no hay diferencias notables en la calidad del servicio.

El exceso de existencias aumenta los costes

Cuando los productos tienen largos plazos de entrega, pueden acumularse grandes existencias, lo que a su vez genera costes de almacenamiento por exceso de existencias.

Cuando los plazos de entrega son largos, también hay una mayor probabilidad de tener un exceso de mercancías a la espera de ser enviadas, lo que puede dar lugar a un aumento de los costes de gestión de inventario. El almacenamiento y la manipulación de los excedentes de inventario conllevan gastos como tasas de almacenamiento, seguros y posible obsolescencia.

Por lo tanto, las empresas se esfuerzan por equilibrar sus plazos de entrega y niveles de inventario para optimizar los costes y la eficiencia operativa. Al minimizar los plazos de entrega y adoptar prácticas eficientes de gestión del inventario, las empresas pueden evitar el exceso de inventario y los costes asociados, al tiempo que garantizan el cumplimiento puntual de los pedidos.

Menor satisfacción del cliente

A menudo, los plazos de entrega prolongados pueden hacer que los clientes perciban una espera prolongada para recibir sus pedidos, lo que repercute negativamente en su experiencia general. Esto, a su vez, puede dificultar la retención de clientes y fomentar la repetición de compras en determinados casos.

Dado el aumento del número de plataformas de comercio electrónico y la diversa gama de servicios que se ofrecen hoy en día, los clientes tienden a optar por productos que aportan un valor añadido, como un plazo de entrega más corto desde el momento del pedido hasta la entrega efectiva. Por consiguiente, el plazo de entrega influye directamente en la satisfacción del cliente y desempeña un papel vital en su proceso de toma de decisiones.

Ventajas de reducir el plazo de entrega

En esta sección se exponen las ventajas de acortar los plazos de entrega. A continuación se explica detalladamente cada uno de los principales beneficios, entre ellos el ahorro de costes y la diferenciación respecto a los competidores fuertes, siendo un punto de atracción para los clientes. 

Por ejemplo, acortar el plazo de entrega puede servir a las empresas como punto de atracción para captar nuevos clientes y retener a los que repiten. Y si los clientes compran productos con más frecuencia, contribuirá en gran medida a las ventas de la empresa. 

Reducción de los costes de gestión de productos

Unos plazos de entrega más cortos significan que el inventario ya no se almacenará durante largos periodos de tiempo y, por tanto, los productos ya no se desecharán debido a su deterioro. Una rotación más rápida de los envíos garantiza una calidad constante de los productos y reduce el exceso de inventario. Además, el almacén no se verá desbordado y se podrá disponer de un espacio de trabajo más amplio. Esto tiene el mérito de facilitar el trabajo de picking y crear un entorno menos propenso al error humano.

Además, mantener un inventario suficiente de artículos populares en el almacén evitaría que se perdieran oportunidades de venta por falta de existencias.

Adaptación más fácil a un mercado cambiante

Una gestión adecuada del inventario es importante para adaptarse a las condiciones cambiantes del mercado, como el aumento o la disminución de la demanda, y acortar los plazos de entrega puede resolver problemas como el exceso de inventario y la escasez. Si los productos pueden entregarse en un plazo más breve para satisfacer la creciente demanda, es más probable que los clientes hagan pedidos, lo que puede dar lugar a un aumento de las ventas. 

Diferenciarse de los competidores garantizará la fidelidad de los clientes

Al mejorar los servicios de entrega, la empresa puede diferenciarse de sus competidores y asegurarse más clientes habituales. Unos plazos de entrega más cortos permitirán la entrega en el menor tiempo posible y en la fecha y hora solicitadas por el cliente, lo que mejorará su satisfacción.

Además, el aumento de clientes que repiten significa ventas más estables, lo que es importante desde el punto de vista de la mejora de los beneficios globales de la empresa. Sin embargo, la reducción del plazo de entrega debe hacerse de forma que no disminuya la calidad de las operaciones, ya que los productos entregados defectuosos pueden dar lugar a reclamaciones y a la pérdida de confianza de los clientes.

Cómo reducir el plazo de entrega

Reducir el plazo de entrega requiere un enfoque polifacético, que implica optimizar los niveles de personal, revisar los procesos de trabajo y aprovechar la tecnología. Sin embargo, es crucial aplicar estas medidas de forma que se alineen con la gestión de almacenes y el control de inventarios. Es importante reconocer que la modificación de procesos aislados puede tener efectos dominó en otras operaciones interconectadas. Por lo tanto, es vital recopilar datos y perspectivas que tengan en cuenta las operaciones logísticas más amplias. Este enfoque equilibrado garantiza la eficacia de los cambios aplicados y optimiza la eficiencia global.

En las secciones siguientes se exponen diversas estrategias para reducir el plazo de entrega.

1. Mejorar las capacidades técnicas mediante una dotación de personal y una formación adecuadas

Si los plazos de entrega aumentan debido a la escasez de mano de obra, esto puede resolverse aumentando el número de personal y realizando una dotación adecuada. Garantizar un nivel adecuado de mano de obra en cada proceso también es crucial para mantener la productividad. Por lo tanto, es importante comprobar periódicamente si el número de empleados es el adecuado. Aumentar la mano de obra también puede conducir a un aumento de la productividad.

Si no puede aumentar el número de empleados, también es eficaz proporcionar formación y educación para mejorar la capacidad de cada persona y reasignar a los empleados en función de sus aptitudes. Si realiza entrevistas periódicas, también podrá asignar a los empleados según sus habilidades y aptitudes, lo que les permitirá demostrar sus capacidades y mejorar aún más la productividad. 

2. Revisar el proceso de trabajo

Es crucial revisar periódicamente los procesos de trabajo, sobre todo los que llevan tiempo en marcha, ya que desempeñan un papel importante en la reducción del plazo de entrega.

Si se han actualizado los equipos o sistemas, es posible que se hayan producido procesos innecesarios y que se pueda reducir el tiempo de trabajo revisándolos. En algunas operaciones, es posible que no se hayan creado procesos de trabajo en primer lugar. Sin embargo, esto es muy recomendable si se quiere mejorar la eficacia.

3. Crear un entorno que reduzca los errores

Cuando los empleados cometen numerosos errores, es vital investigar las causas profundas para mejorar la situación. Los errores pueden surgir de un control inadecuado de la ubicación, cuando la mercancía no se coloca en el estante correcto o cuando el exceso de inventario crea dificultades. Incluso con procedimientos de doble comprobación, estos errores pueden aumentar la carga de trabajo. En consecuencia, establecer un entorno que minimice la probabilidad de errores es crucial para evitar que se produzcan en primer lugar.

4. Revisión de proveedores y socios comerciales

Para minimizar el tiempo de espera en la adquisición de materias primas, es crucial evaluar a los proveedores y considerar la posibilidad de cambiar a otros más eficientes. Del mismo modo, cuando se colabora con agencias de trabajo temporal o empresas de transporte para las entregas, es esencial evaluar periódicamente su rendimiento para garantizar la puntualidad de las entregas. Si el plazo desde la realización del pedido hasta la entrega resulta excesivamente largo, es aconsejable solicitar mejoras o explorar proveedores alternativos.

5. Automatizar las operaciones de almacén

La automatización de almacenes es quizá una de las soluciones más eficaces para mejorar los plazos de entrega. La automatización de almacenes ofrece varias ventajas que pueden contribuir a unas operaciones más rápidas y eficientes, reduciendo en última instancia los plazos de entrega:

• Mayor velocidad y eficacia: Las tecnologías de automatización, como los sistemas transportadores, el picking robotizado y los sistemas de almacenamiento y recuperación automatizados (AS/RS), pueden mejorar significativamente la velocidad y la eficiencia de las operaciones de almacén. Los procesos automatizados pueden realizar las tareas con mayor rapidez y precisión que la mano de obra manual, lo que se traduce en una reducción de los plazos de procesamiento de pedidos, preparación de pedidos, embalaje y envío.
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• Cumplimiento de pedidos racionalizado: La automatización de almacenes permite realizar los pedidos sin problemas. La mayoría de los sistemas automatizados pueden localizar productos con rapidez y precisión, recuperarlos del almacén y dirigirlos para su embalaje y envío. Al eliminar las tareas manuales y reducir los errores humanos, la automatización ayuda a agilizar el cumplimiento de los pedidos, lo que se traduce en plazos de entrega más cortos.
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• Gestión optimizada del inventario: Las tecnologías de automatización permiten el seguimiento y la gestión del inventario en tiempo real. Los sistemas automatizados pueden supervisar los niveles de existencias, realizar un seguimiento de los movimientos de inventario y automatizar los procesos de reposición. Una gestión precisa del inventario garantiza la disponibilidad de los productos, reduce las roturas de stock y permite responder con mayor rapidez a los pedidos de los clientes, lo que mejora los plazos de entrega.
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• Escalabilidad y flexibilidad: Los sistemas de almacén automatizados suelen diseñarse teniendo en cuenta la escalabilidad y la flexibilidad. A medida que evolucionan las necesidades de la empresa, la automatización puede ampliarse o modificarse fácilmente para adaptarse a las demandas cambiantes. Esta agilidad permite a las empresas responder rápidamente a las fluctuaciones en los volúmenes de pedidos, el lanzamiento de nuevos productos o las variaciones estacionales, garantizando plazos de entrega optimizados incluso durante períodos de gran demanda.
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• Información basada en datos: Los sistemas de automatización de almacenes generan grandes cantidades de datos que pueden aprovecharse para la mejora continua. Mediante el análisis de las principales métricas de rendimiento y datos operativos, las empresas pueden identificar cuellos de botella, ineficiencias y áreas de optimización. La información basada en datos permite a las empresas tomar decisiones informadas, perfeccionar los procesos y reducir aún más los plazos de entrega.

Aunque la automatización puede aportar numerosas ventajas, es importante tener en cuenta que un análisis exhaustivo de las operaciones existentes, un análisis de costes y beneficios y la selección de la tecnología adecuada son cruciales para el éxito de la implantación y la consecución de mejores plazos de entrega.

6. Ampliar el horario de funcionamiento de las operaciones logísticas

Una forma de reducir el plazo de entrega es ampliar las horas de funcionamiento de las operaciones logísticas, lo que puede hacerse aumentando el personal o implantando sistemas que puedan funcionar 24 horas al día, 7 días a la semana.

Durante las temporadas altas, es posible que el horario normal no sea suficiente para atender la demanda de envíos, lo que reduce la eficacia del trabajo. Para solucionar este problema, se recomienda aumentar temporalmente la plantilla o implantar un sistema que garantice una respuesta puntual y eficaz a las solicitudes de envío.

Aspectos a tener en cuenta al reducir el plazo de entrega

Cuando se pretende reducir el plazo de entrega, es importante encontrar un equilibrio y no centrarse únicamente en este aspecto. Descuidar las inspecciones de los productos en la búsqueda de plazos de entrega más cortos puede conducir a una disminución de la calidad del trabajo. Por tanto, es crucial abordar la reducción del plazo de entrega teniendo en cuenta al mismo tiempo la rentabilidad y las posibles repercusiones en la calidad del producto. Manteniendo este equilibrio, las empresas pueden conseguir plazos de entrega más cortos sin comprometer la calidad de sus productos.

¿Es un proceso de trabajo poco razonable?

A la hora de reducir los plazos de entrega, es fundamental evaluar el proceso de trabajo para detectar posibles ineficiencias que puedan obstaculizar la eficacia del trabajo.

Forzar una reducción del plazo de entrega sin tener en cuenta la viabilidad del proceso puede provocar un aumento de errores que normalmente no se producirían. La precipitación en las tareas también puede aumentar la probabilidad de accidentes. De ahí que sea esencial tener en cuenta factores como el número de empleados disponibles y sus niveles de cualificación a la hora de diseñar el proceso de trabajo. Tener en cuenta estas consideraciones garantiza un enfoque equilibrado para reducir el tiempo de entrega y mantener al mismo tiempo una calidad de trabajo óptima y la seguridad de los empleados.

¿Merece la pena la rentabilidad del proyecto?

Al considerar la reducción del plazo de entrega mediante la automatización o el aumento de la mano de obra, es importante tener en cuenta los costes de mano de obra e instalación asociados. Es crucial evaluar si los beneficios esperados compensan los gastos incurridos.

Para garantizar la rentabilidad, se recomienda una evaluación exhaustiva. Esta evaluación debe tener en cuenta factores como los costes de las instalaciones de automatización, los gastos operativos corrientes y los costes de mano de obra. Un análisis exhaustivo permite determinar si la inversión en medidas de reducción del plazo de entrega se corresponde con las ventas y los beneficios potenciales.

¿Faltan pequeños lotes?

Gestionar eficazmente los plazos de entrega y el inventario de productos almacenados en lotes pequeños plantea retos únicos. Aunque la reducción de los plazos de entrega ofrece ventajas como la mejora de la satisfacción del cliente, también puede provocar escasez de existencias. Las empresas que optan por la gestión de inventarios de lotes pequeños para controlar los costes de almacenamiento se enfrentan al riesgo de escasez durante cierres temporales o paradas de producción. Encontrar el equilibrio adecuado entre minimizar los plazos de entrega y mantener niveles de inventario suficientes es crucial.

Sobrevivir en el comercio electrónico: La importancia del plazo de entrega

Satisfacer las necesidades de los clientes y sobrevivir en un sector tan competitivo como el del comercio electrónico depende de ofrecer servicios de entrega completos, en los que el plazo de entrega desempeña un papel fundamental. Muchos compradores en línea esperan la entrega al día siguiente, y no satisfacer sus expectativas puede hacerles perder oportunidades. Para reducir el plazo de entrega y satisfacer las demandas de los clientes, es esencial revisar y optimizar varios procesos logísticos, incluidos los métodos de entrega y las operaciones de almacén.

Conclusión

Este artículo ofrece una explicación del plazo de entrega, sus métodos de cálculo y las ventajas de reducirlo. Acortar el plazo de entrega es crucial para mejorar los servicios de entrega y mantener contentos a los clientes. Para lograrlo, entre las estrategias eficaces figuran la automatización del almacén, la formación del personal y la revisión de los proveedores.