Definición del sistema de gestión del transporte (TMS) | 7 Ventajas

En nuestro mundo en rápida evolución, el movimiento de bienes y personas a través de grandes distancias es más integral que nunca. A medida que el comercio se globaliza, la logística del transporte de artículos de un punto a otro se vuelve compleja.

El sistema de gestión del transporte (TMS) es una maravilla tecnológica diseñada para agilizar y optimizar todo el proceso de transporte. Desde los pequeños comercios hasta las multinacionales, las organizaciones buscan formas eficaces de transportar sus productos y servicios. Este artículo se adentra en los entresijos de lo que es un TMS y las múltiples ventajas que ofrece a las empresas modernas.

Definición del sistema de gestión del transporte (TMS)

¿Qué es exactamente un sistema de gestión del transporte? En esencia, un sistema de gestión del transporte es una plataforma de software especializada diseñada para racionalizar las distintas facetas de la logística del transporte. En la práctica, un TMS facilita el movimiento estratégico de mercancías desde su origen hasta su destino de forma eficiente y rentable. Aunque complejo, es así de sencillo.

Veamos con más detalle los componentes básicos de un TMS.

El corazón de un TMS

El Sistema de Gestión del Transporte está a la vanguardia de la navegación por el intrincado mundo de la logística, definido por los siguientes componentes básicos que agilizan y optimizan las modernas operaciones de transporte

Depósito centralizado de información

Un TMS sirve como centro de datos relacionados con el transporte, consolidando detalles sobre envíos, transportistas, tarifas, rutas y mucho más. Esta centralización favorece la toma de decisiones informadas.

Planificación dinámica y apoyo a la toma de decisiones

Un TMS no es sólo una herramienta pasiva. Recomienda activamente los mejores transportistas, rutas y consolidaciones de envíos basándose en datos en tiempo real, limitaciones y criterios predefinidos. Tiene en cuenta factores como el coste, el tiempo y la calidad del servicio para garantizar decisiones óptimas.

Capacidad de integración

Uno de los puntos fuertes de las soluciones de TMS modernas es su capacidad para integrarse con otros sistemas empresariales, como los sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP), las herramientas de gestión de relaciones con los clientes (CRM) y los sistemas de gestión de almacenes (WMS). Esta conectividad permite un flujo de datos sin fisuras y una visión completa de toda la cadena de suministro.

Flexibilidad y escalabilidad

Dada la naturaleza dinámica de la logística del transporte -en la que variables como el precio del combustible, los cambios normativos y los acontecimientos geopolíticos pueden introducir complejidades repentinas-, un TMS está diseñado para ser flexible. Puede adaptarse a circunstancias cambiantes, gestionar mayores volúmenes de envíos o reducirse según sea necesario.

En esencia, un sistema de gestión del transporte es como la torre de control de una vasta e intrincada red de transporte. Supervisa, dirige y optimiza el flujo de mercancías, garantizando que las empresas puedan cumplir sus promesas logísticas a los clientes al tiempo que gestionan los costes y la eficiencia. La intrincada danza del comercio mundial, con sus innumerables piezas móviles y desafíos impredecibles, está coreografiada, en gran parte, por las capacidades de un TMS.

Pero, ¿cómo funciona en la práctica este complejo sistema?

Cómo funciona en la práctica un sistema de gestión del transporte (TMS)

El viaje de las mercancías no sólo comienza desde un almacén hasta un cliente final, sino también desde los proveedores hasta el propio almacén. Estos intrincados procesos y sistemas, tanto de entrada como de salida, son gestionados por un componente fundamental: el Sistema de Gestión del Transporte (TMS). Veamos cómo funciona en un escenario real.

Del proveedor al almacén

Antes incluso de que las mercancías lleguen al almacén, son transportadas desde varios proveedores. Aquí, el TMS coordina los horarios de transporte, los transportistas y las rutas para garantizar una entrega puntual y eficiente en el almacén. Esto ayuda a garantizar que el almacén esté bien abastecido y preparado para gestionar los pedidos de los clientes a medida que llegan.

Desde la realización del pedido hasta la salida de la mercancía

Imagínese que ha realizado un pedido en línea que incluye tres artículos del mismo minorista. Normalmente, estos artículos se agrupan en un único envío para facilitarle la entrega. A continuación, estos artículos consolidados se procesan, empaquetan y se les asigna una etiqueta de envío única en la que se indican detalles esenciales sobre su destino y el transportista responsable de su entrega. Esta distinción es crucial para las siguientes etapas.

Papel de los códigos de barras

Las etiquetas de envío suelen contener un código de barras. Este código de barras no es sólo una serie de líneas, sino un identificador crítico. Cuando se escanea, proporciona directrices sobre cómo debe tratarse el paquete. Dentro de este código de barras está codificada la información sobre la empresa de transporte asignada para la entrega, ya sea UPS, FedEx u otro proveedor.

El TMS desempeña un papel fundamental en la definición de estos diseños de códigos de barras. Dado que varios transportistas tienen formatos y estipulaciones únicos, el TMS garantiza que el código de barras de cada paquete se ajuste al formato adecuado para el transportista designado.

Puesta en escena y entrega

Una vez etiquetados, los paquetes se reubican en la zona de "salida de mercancías", un lugar designado del almacén donde los artículos esperan a ser recogidos por el transportista. Mientras que el SGA es el principal responsable de garantizar que cada paquete llegue a la zona correcta para su transportista designado, es el TMS el que se comunica con los transportistas sobre los paquetes consolidados listos para su recogida, asegurándose de que tienen todos los detalles necesarios sin necesidad de escanear cada paquete individualmente.

Colaboración con el sistema de gestión de almacenes (SGA)

El TMS y el WMS no funcionan de forma aislada. Por ejemplo, imaginemos un pedido compuesto por artículos que necesitan transporte a temperatura controlada, como pizza y yogur.

Dentro del almacén, el SGA supervisa estos productos sensibles a la temperatura, verificando que se mantienen en condiciones óptimas. Una vez que estos artículos se preparan para el envío y se trasladan a la zona de salida de mercancías, el TMS pasa a ser fundamental. Se asegura de que estos productos utilicen un servicio de cadena de frío, garantizando que no se degraden durante el transporte.

Para una transferencia fluida de responsabilidades del SGA al SGT, los sistemas no necesitan estar en comunicación perpetua, pero deben ser capaces de intercambiar datos en función de su tecnología de interconexión. Ya sea sobre el estado del producto, los requisitos previos de envío u otra información vital, su comunicación garantiza que cada producto, desde libros hasta alimentos congelados, se gestione correctamente desde el pedido hasta la entrega. Además, las integraciones avanzadas pueden permitir a los clientes hacer un seguimiento de las distintas fases de su pedido, desde la recogida del artículo hasta su puesta a disposición en instalaciones específicas.

Juntos como un solo mecanismo

En resumen, un sistema de gestión del transporte va más allá del mero transporte de mercancías: se trata de un movimiento inteligente y eficiente, tanto hacia como desde el almacén. Mediante el enlace con los códigos de barras, la navegación por los requisitos de los transportistas, la integración con los sistemas de almacén y la gestión de la logística de entrada y salida, un TMS garantiza que las mercancías lleguen a su destino final puntualmente y en las mejores condiciones.

La idoneidad de un TMS es irrefutable en el panorama logístico actual. Para comprender mejor su capacidad revolucionaria, vamos a profundizar en las 7 ventajas clave de implantar un Sistema de Gestión del Transporte.

TMS y la evolución de la distribución omnicanal

Con el auge del comercio electrónico y el dinamismo de la demanda de los consumidores, el concepto de cumplimiento omnicanal está cobrando cada vez más importancia en las conversaciones sobre logística y cadena de suministro. En esencia, este concepto gira en torno al cumplimiento de los pedidos de múltiples canales (en línea, en la tienda, etc.) de la manera más eficiente y flexible posible.

Una visión emergente relacionada con esto es el cumplimiento urbano: la idea de situar centros de distribución dentro de los límites de la ciudad para acelerar las entregas y hacerlas más sostenibles. Imaginemos un escenario en el que un cliente, en función de su ubicación, desea recoger su entrega en un punto designado dentro de la ciudad. Esto no sólo reduciría las complicaciones de la entrega de última milla, sino que también disminuiría el impacto medioambiental.

El papel del TMS en esta visión es fundamental. Basándose en datos en tiempo real y en la ubicación especificada por el cliente, un TMS podría preparar el pedido dentro de un PickUpPort o un microcentro de distribución urbano. Este concepto encaja con la idea emergente de las ciudades inteligentes, donde los entornos urbanos se optimizan utilizando datos y tecnología.

En un entorno así, el TMS no sólo agiliza el transporte, sino que lo transforma. Se integra con las infraestructuras de la ciudad, comprende los patrones de tráfico locales y optimiza el proceso de cumplimiento urbano. Esta integración allana el camino hacia una logística más sostenible, eficiente y centrada en el cliente en el corazón de nuestros paisajes urbanos.

Aprovechar todo el potencial de la EMT

Mientras que las visiones de cumplimiento urbano y la integración con iniciativas de ciudades inteligentes muestran el potencial transformador de un TMS, sus beneficios inmediatos y tangibles ya están siendo cosechados por empresas de todo el mundo. Desde el ahorro de costes hasta la mejora de la satisfacción del cliente, profundicemos en las innumerables ventajas que aporta un TMS.

7 principales ventajas de un sistema de gestión del transporte (TMS)

El Sistema de Gestión de Transporte (TMS) destaca como una de las herramientas esenciales dentro de la industria de la automatización de almacenes, ofreciendo un sinfín de beneficios a las empresas. Desde la optimización de las rutas de envío hasta la reducción de costes, un TMS ha demostrado ser indispensable. Estas son las principales ventajas de integrar un TMS en las operaciones logísticas:

1. Eficiencia de costes

Un TMS ayuda a identificar las opciones de envío más rentables, teniendo en cuenta variables como rutas, transportistas y tamaños de los envíos. Optimizando estos factores, las empresas pueden reducir sustancialmente los costes de envío y transporte.

2. Seguimiento de envíos en tiempo real

Papel del TMS: Las plataformas modernas de TMS ofrecen visibilidad en tiempo real del estado y la ubicación de un envío. Al integrarse con dispositivos telemáticos e IoT, proporcionan actualizaciones constantes, garantizando que las partes interesadas estén siempre informadas.

Ventaja: Esta capacidad de seguimiento en tiempo real aumenta la transparencia, genera confianza entre los clientes y permite una rápida resolución de problemas, en caso de que se produzcan retrasos o problemas en el envío.

3. Mejora del servicio al cliente

Con plazos de entrega precisos, seguimiento en tiempo real y rutas eficientes, los clientes experimentan entregas puntuales y una mejora de la calidad del servicio. Un TMS fomenta la transparencia y permite a las empresas comunicar el estado de los envíos de forma proactiva, lo que aumenta los niveles de satisfacción de los clientes.

4. Operaciones racionalizadas

Un TMS automatiza muchos procesos manuales, desde la reserva de transportistas hasta la generación de documentación. Esto no solo ahorra tiempo, sino que también reduce la posibilidad de que se produzcan errores humanos, lo que garantiza unas operaciones logísticas más fluidas y eficientes.

5. Análisis de datos e información

Las plataformas TMS recopilan grandes cantidades de datos. El análisis de estos datos proporciona información sobre patrones de envío, métricas de rendimiento y posibles cuellos de botella. Con esta información, las empresas pueden tomar decisiones informadas para optimizar aún más sus cadenas de suministro.

6. Sostenibilidad

Al optimizar las rutas y reducir los viajes de ida y vuelta en vacío, un TMS puede reducir el consumo de combustible y las emisiones. Esto no solo es rentable, sino que también está en consonancia con las prácticas sostenibles y respetuosas con el medio ambiente.

Más información: La sostenibilidad del almacén y cómo optimizarla

7. Escalabilidad

A medida que las empresas crecen, sus necesidades logísticas evolucionan. Un TMS puede adaptarse a mayores volúmenes de envíos, nuevas líneas de productos o la expansión a nuevas regiones, garantizando la optimización de la cadena de suministro.

En conclusión, un sistema de gestión del transporte es algo más que una herramienta logística. Es un activo estratégico que, cuando se aplica eficazmente, puede impulsar mejoras significativas en diversas facetas de la cadena de suministro. Desde el seguimiento en tiempo real hasta el ahorro de costes, las ventajas de un TMS subrayan su papel fundamental en la logística moderna y la gestión de la cadena de suministro.

Ahora, imagínese la interrupción de la cadena de suministro si las empresas se encontraran de repente sin un TMS. Exploremos este escenario.

Un mundo sin EMT

Hoy en día, un sistema de gestión del transporte (TMS) ha dejado de ser un simple accesorio para convertirse en un componente esencial de las cadenas de suministro eficientes. Imagínese un mundo sin él: los costes de transporte probablemente se dispararían debido a la ineficiencia de las rutas y a los posibles sobrecostes de los transportistas. La comodidad de la visibilidad de los envíos en tiempo real, ahora casi una expectativa estándar, desaparecería, dejando a empresas y clientes en la incertidumbre.

Las tareas operativas serían más manuales y propensas a errores sin la automatización del TMS. Esto no sólo ralentiza los procesos, sino que también aumenta la posibilidad de cometer errores costosos. Se echaría mucho de menos la rica información analítica que proporciona un TMS, lo que obligaría a las empresas a tomar decisiones sin el respaldo de datos concretos. Además, sin la optimización de rutas que ofrece el TMS, las empresas podrían elevar involuntariamente su huella de carbono, yendo en contra de la tendencia actual de las operaciones sostenibles.

A medida que las empresas se expanden, las complejidades de la logística crecen con ellas. Sin un TMS, la ampliación puede introducir ineficiencias que podrían impedir el crecimiento. En esencia, aunque es posible funcionar sin un TMS, las ineficiencias resultantes, el aumento de los costes y la falta de visibilidad podrían obstaculizar la ventaja competitiva de una empresa y la satisfacción del cliente.

En conclusión, sin un TMS, las empresas se enfrentarían a la ineficacia, el aumento de los costes y la toma de decisiones a ciegas. La pérdida de visibilidad en tiempo real y de información basada en datos obstaculizaría el crecimiento, erosionaría la confianza de los clientes y comprometería la sostenibilidad. En pocas palabras, operar sin un TMS pondría a las empresas en una desventaja significativa, ya que el TMS desempeña un papel importante en la optimización de la cadena de suministro, la reducción de los costes de almacén y el aumento de la eficiencia general del almacén.

Cómo el TMS optimiza la cadena de suministro y reduce costes

Como ya se ha mencionado, un Sistema de Gestión del Transporte desempeña realmente un papel importante en la optimización de la cadena de suministro, y uno de sus principales beneficios es la reducción de costes. He aquí cómo un TMS puede contribuir a un ahorro sustancial dentro de la cadena de suministro:

• Optimización de rutas: Mediante el análisis de diversos escenarios y rutas de transporte, un TMS puede identificar las formas más eficientes y rentables de mover las mercancías. Evitando rutas con tráfico, combinando envíos o seleccionando rutas más rápidas, pueden reducirse los costes de combustible y los tiempos de tránsito.
• Selección de transportistas y comparación de tarifas: Un TMS proporciona a los cargadores la capacidad de comparar tarifas entre varios transportistas, asegurando que obtienen el mejor precio para cada envío. Además, mediante el análisis de las métricas de rendimiento y los datos históricos, un TMS puede identificar a los transportistas más fiables, reduciendo el riesgo de retrasos o errores costosos.
• Consolidación de envíos: En lugar de realizar múltiples envíos más pequeños, un TMS puede identificar oportunidades para consolidar pedidos en menos cargas más completas. De este modo se reducen los viajes, los costes de combustible y, a menudo, las tarifas de envío.
• Reducción de procesos manuales: Un TMS puede automatizar muchas de las tareas manuales asociadas a la gestión del transporte, como el papeleo, la auditoría y la facturación. La automatización conlleva menos errores, que pueden ser costosos en términos de correcciones financieras y daños potenciales a las relaciones comerciales.
• Auditoría y pago de fletes: Los sobrecostes y los errores de facturación pueden identificarse y rectificarse rápidamente gracias a las funciones automatizadas de auditoría de fletes de un TMS. Esto garantiza que las empresas solo paguen por los servicios recibidos y a las tarifas correctas.
• Mejora de Gestión de inventario: Al integrarse con los sistemas de gestión de almacenes (SGA) y proporcionar un seguimiento en tiempo real, un TMS puede ayudar a reducir los niveles de existencias de seguridad y disminuir los costes de transporte, ya que las empresas pueden confiar más en la llegada puntual de los envíos entrantes.
• Visibilidad y análisis en tiempo real: Al proporcionar información en tiempo real sobre los procesos de transporte y análisis sobre el rendimiento, un TMS permite a las empresas identificar ineficiencias y perfeccionar continuamente sus estrategias de transporte, lo que lleva a una reducción continua de los costes.
• Reducción de gastos accesorios: Al planificar y ejecutar los envíos con mayor eficacia, las empresas pueden evitar tasas y cargos imprevistos, como los relacionados con los tiempos de espera, las nuevas entregas o el almacenamiento.
• Selección optimizada del modo: Un TMS ayuda a seleccionar el modo de transporte más rentable (por ejemplo, camión completo, carga parcial, intermodal) en función de factores como el tamaño del envío, el destino y los plazos de entrega requeridos.
• Ventaja en la negociación: Con datos completos sobre patrones y volúmenes de envío, las empresas pueden negociar mejores contratos y tarifas con los transportistas.
• Reducción de los envíos urgentes: Al mejorar la planificación y aumentar la visibilidad de la cadena de suministro, un TMS puede reducir la necesidad de costosos envíos urgentes, ya que las empresas pueden anticiparse a los problemas y reaccionar antes de que se agraven.

En esencia, un TMS actúa como una herramienta tanto estratégica como operativa, proporcionando a las empresas la capacidad de tomar decisiones informadas, automatizar procesos y perfeccionar continuamente sus estrategias de transporte. Al hacerlo, introduce numerosas oportunidades para reducir costes y mejorar los resultados finales dentro de la cadena de suministro.

Aunque las ventajas de adoptar un TMS son evidentes, es esencial reconocer los posibles problemas de implantación y saber cómo abordarlos.

Los 5 principales retos (y soluciones) de la implantación de un TMS

Sí, la implantación de un sistema de gestión del transporte (TMS) puede revolucionar las operaciones logísticas, pero presenta ciertos retos. Comprender estos retos y sus soluciones puede allanar el camino hacia una integración satisfactoria del TMS. He aquí los 5 principales retos y los medios para afrontarlos:

1. Integración compleja con los sistemas existentes

Desafío: Fusionar un nuevo TMS con sistemas heredados como ERPs y WMSs puede ser complicado, lo que lleva a posibles silos de datos o lagunas de integración.

Solución: Colaborar con proveedores de TMS con experiencia en integración de sistemas. El uso de middleware o de soluciones basadas en API también puede garantizar que las distintas plataformas se comuniquen de forma eficaz, salvando las posibles lagunas de integración.

2. Calidad y coherencia de los datos

El reto: Para una funcionalidad óptima, un TMS exige datos coherentes y de alta calidad. Sin embargo, muchas organizaciones se enfrentan a repositorios de datos incoherentes o anticuados.

Solución: Iniciar un proceso exhaustivo de auditoría, limpieza y normalización de datos antes de la integración del TMS. Realice comprobaciones periódicas de la calidad de los datos y utilice herramientas de gestión de datos para mantener la precisión y la coherencia.

3. 3. Gestión del cambio

Reto: Los empleados acostumbrados a sistemas heredados o procesos manuales pueden mostrarse reacios o aprensivos ante la transición a una nueva plataforma automatizada.

Solución: Fomentar una cultura de aprendizaje continuo. Ponga en marcha programas de formación sólidos, comunique claramente las ventajas del TMS y establezca un mecanismo de apoyo receptivo para ayudar a los empleados durante la fase de transición.

4. Costes iniciales elevados

Reto: La inversión inicial en un TMS sofisticado, que incluye software, formación e implantación, puede ser considerable, lo que disuade especialmente a las organizaciones con limitaciones presupuestarias.

Solución: Evaluar opciones de TMS escalables o modulares. Empezar con las funciones básicas y ampliarlas según sea necesario puede reducir los costes. Los modelos de TMS SaaS basados en suscripción también pueden aliviar los elevados gastos iniciales, haciendo que el sistema sea más accesible.

5. Desafíos de la personalización

Desafío: Las soluciones genéricas de TMS pueden no tener en cuenta los matices específicos de cada empresa, lo que provoca ineficiencias operativas o soluciones provisionales.

Solución: Opte por plataformas TMS construidas pensando en la flexibilidad. Colabore con proveedores que comprendan sus necesidades específicas y puedan adaptar o personalizar sus soluciones en consecuencia. Además, las plataformas de código abierto o con un sólido ecosistema de API pueden adaptarse más fácilmente a los requisitos empresariales específicos.

En esencia, aunque los retos de la implantación de un TMS son inevitables, son superables. Una combinación de planificación estratégica, perspicacia tecnológica y colaboración puede conducir a una integración satisfactoria del TMS, amplificando los beneficios que aporta a las operaciones logísticas y de la cadena de suministro.

Conclusiones: El futuro de la gestión del transporte

En esencia, un sistema de gestión del transporte es una plataforma digital que permite a las empresas planificar, ejecutar y optimizar el flujo de mercancías. Sus principales ventajas son múltiples y van desde el ahorro de costes y la mejora de la eficiencia y el servicio al cliente hasta la sostenibilidad medioambiental. En una era en la que las entregas justo a tiempo y el seguimiento en tiempo real no son sólo lujos, sino necesidades, implantar un TMS se convierte en algo obligatorio para que las empresas sigan siendo competitivas y satisfagan las demandas del consumidor moderno.

Pero el viaje no termina aquí. A medida que evolucione la tecnología, también lo harán las plataformas TMS. Las perspectivas de futuro apuntan a sistemas más integrados, que aprovecharán la inteligencia artificial, el aprendizaje automático y las tecnologías de cadena de bloques para revolucionar nuestra forma de concebir el transporte. De los vehículos autónomos a las ciudades inteligentes, la simbiosis entre TMS y las tecnologías emergentes promete crear un futuro en el que el transporte no solo sea eficiente, sino también transformador.

PREGUNTAS FRECUENTES

¿Qué se entiende por sistema de gestión del transporte?

Un sistema de gestión del transporte (TMS) es una plataforma digital diseñada para planificar, ejecutar y optimizar el flujo de bienes y servicios.

¿Por qué es importante un sistema de gestión del transporte?

Un TMS es crucial para aumentar la eficiencia, reducir costes, mejorar el servicio al cliente y garantizar entregas puntuales en el sector de la logística y la cadena de suministro.

¿Qué es el sistema de gestión del transporte SAP?

SAP Transportation Management System es una solución de software de SAP que facilita la logística del transporte, ayudando a las empresas a planificar, ejecutar y supervisar los envíos de forma integrada.

¿Qué características tiene el TMS?

Entre las funciones del TMS se incluyen la optimización de rutas, la planificación de cargas, el seguimiento en tiempo real, la auditoría de cargas y la negociación de tarifas, entre otras.

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